Política de Tratamiento de Datos Personales

01 Identificación del responsable

Razón social

PSY PAQUETE COMPLETO S.A.S.

NIT

901.994.252-2

Domicilio

Marinilla, Antioquia, Colombia

Dirección

Calle 26 N.º 26A-54, segundo piso, Marinilla, Antioquia

Correo electrónico

info@psypaquetecompleto.com

Teléfono

+57 324 905 2580

Horario de atención

Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

02 Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales que tratamos, sin importar el canal por el que lleguen: nuestro sitio web, el formulario de cotización, el correo electrónico, las llamadas telefónicas, nuestras redes sociales y la línea de WhatsApp Business, incluida la atención mediante el asistente automatizado descrito en la sección 07.

Los datos de personas jurídicas no son datos personales. Sin embargo, los datos de las personas naturales que actúan como contacto de una empresa cliente sí lo son y quedan cubiertos por esta política.

03 Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, número de teléfono o WhatsApp, correo electrónico, cargo y empresa a la que representas.
• Datos comerciales: NIT de la empresa, requerimientos de producción, cotizaciones, pedidos, referencias, cantidades, condiciones de pago y estado de cartera.
• Conversaciones: el contenido de los mensajes que intercambiamos contigo por WhatsApp, correo o formularios, incluidas las imágenes o archivos que nos envíes (por ejemplo, diseños o fichas técnicas).
• Datos técnicos del sitio web: información de navegación necesaria para operar y medir el sitio.

No solicitamos datos sensibles. Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, son sensibles los datos que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, así como los datos de salud, vida sexual y biométricos. Nuestra operación no los requiere y te pedimos no incluirlos en tus mensajes. Si aun así llegaran a quedar registrados en una conversación, no los usaremos para ninguna finalidad y procederemos a suprimirlos. Ninguna actividad nuestra está condicionada a que entregues datos sensibles, y responder preguntas sobre ellos siempre sería facultativo.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y no recogemos deliberadamente datos de menores de edad.

04 Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales para:

• Atender tus solicitudes, preguntas y requerimientos comerciales.
• Elaborar cotizaciones y estimaciones de precio para los productos que nos consultas.
• Gestionar, producir, facturar y entregar los pedidos, y hacerles seguimiento hasta su cierre.
• Administrar la cartera y coordinar los pagos correspondientes.
• Operar la atención por WhatsApp, incluido el asistente automatizado, y conservar las conversaciones para trazabilidad y control de calidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación.
• Enviarte información comercial sobre nuestros servicios, únicamente si nos das una autorización específica para ello, que puedes revocar en cualquier momento.

No usamos tus datos para finalidades distintas a las aquí enumeradas. Si en el futuro necesitáramos darles un uso diferente, te lo informaremos y solicitaremos una nueva autorización antes de hacerlo.

05 Autorización

El tratamiento de tus datos requiere tu autorización previa, expresa e informada. La obtenemos por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgaste. El silencio nunca se entiende como autorización.

En el canal de WhatsApp te presentamos un aviso de privacidad en el primer mensaje, antes de recoger cualquier dato tuyo, indicándote las finalidades y dónde consultar esta política. Si decides continuar la conversación después de ese aviso, entendemos que autorizas el tratamiento descrito. Guardamos evidencia de ello —el texto exacto del aviso que viste, la fecha, el canal y tus mensajes posteriores— para poder acreditar la autorización si la solicitas.

Puedes evitar ese tratamiento en cualquier momento simplemente no continuando la conversación, o pidiéndonos la supresión de tus datos por los canales de la sección 08. Nunca condicionamos la atención comercial a que autorices finalidades distintas a las necesarias para atenderte.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trata de información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, y datos relacionados con el Registro Civil.

06 Tus derechos como titular

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te reconoce los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o cuando su tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
• Ser informado, si lo solicitas, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, en los términos de la sección 08.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

07 Asistente automatizado en WhatsApp

Parte de nuestra atención por WhatsApp la presta un asistente automatizado que utiliza inteligencia artificial. Queremos que sepas exactamente cómo funciona:

• Te decimos que es un asistente virtual desde el primer mensaje. No simulamos ser una persona.
• Nuestro equipo comercial supervisa las conversaciones y toma el relevo cuando lo considera necesario. Si prefieres tratar un asunto directamente con una persona, puedes escribirnos por los canales de la sección 08.
• Los precios que da el asistente son estimados y no comprometedores. Una cotización formal siempre la confirma un asesor.
• No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti. El asistente informa y organiza; las decisiones comerciales las toman personas.
• Verificamos tu identidad antes de darte información de pedidos o cartera. Si el número desde el que escribes no está asociado a tu empresa, te pediremos el NIT para confirmar, y limitamos el número de intentos por seguridad.
• Guardamos las conversaciones para trazabilidad y calidad del servicio, con los plazos de la sección 11.

Para prestar este servicio compartimos el contenido de la conversación con los proveedores de tecnología indicados en la sección 09. Aplicamos los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024).

08 Cómo ejercer tus derechos

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es el Área Administrativa de PSY PAQUETE COMPLETO S.A.S.. Puedes contactarla en info@psypaquetecompleto.com, al teléfono +57 324 905 2580, o en Calle 26 N.º 26A-54, segundo piso, Marinilla, Antioquia, en horario de Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Consultas

Si quieres conocer tus datos o el uso que les hemos dado, envíanos tu solicitud indicando tu nombre, documento de identidad y los datos de contacto donde quieres recibir la respuesta.

Reclamos

Si consideras que algún dato debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos algún deber de la ley, puedes presentar un reclamo con tu identificación, la descripción de los hechos, tus datos de contacto y los documentos que quieras aportar.

Revocatoria y supresión

Puedes revocar tu autorización y solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento, por los mismos canales y de forma gratuita. Si escribes por WhatsApp, basta con responder BAJA para dejar de recibir comunicaciones comerciales.

La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información —por ejemplo, los soportes contables y tributarios de un pedido ya facturado—. En esos casos te explicaremos qué datos debemos conservar y por cuánto tiempo, y suprimiremos todo lo demás.

De acuerdo con el parágrafo del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debes haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

09 Encargados y transferencias internacionales

Para operar utilizamos proveedores de tecnología que tratan datos por cuenta nuestra y bajo nuestras instrucciones. Algunos están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:

• Plataforma de mensajería — WhatsApp Business Platform (Meta), para enviar y recibir los mensajes.
• Infraestructura y alojamiento — proveedores de nube donde se ejecutan nuestro sitio y nuestros sistemas internos.
• Base de datos — el servicio donde almacenamos la información comercial y las conversaciones.
• Modelos de inteligencia artificial — el proveedor que procesa el texto de la conversación para generar las respuestas del asistente.
• Correo transaccional — para notificaciones y comunicaciones operativas.

Estas transferencias se realizan con tu autorización expresa, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección. Con cada uno mantenemos las condiciones contractuales que exigen la confidencialidad y la seguridad de la información. No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines publicitarios.

10 Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso fraudulento: cifrado de la información en tránsito, control de acceso por roles con verificación de permisos, registro de auditoría de las operaciones sensibles y respaldos periódicos. El personal que accede a datos personales está sujeto a deberes de confidencialidad.

11 Conservación de los datos

Conservamos los datos únicamente durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades que justificaron su recolección, atendiendo además las obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas e históricas aplicables:

• Datos de clientes y pedidos: mientras dure la relación comercial y, después de terminada, por el término de diez (10) años que exigen los artículos 28 y 60 del Código de Comercio para los libros y papeles del comerciante, y las normas tributarias aplicables.
• Conversaciones de WhatsApp: hasta veinticuatro (24) meses desde el último mensaje, para trazabilidad y calidad del servicio. Vencido ese plazo se suprimen o se anonimizan.
• Datos de prospectos que no se convierten en clientes: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto.
• Evidencia de la autorización: mientras se traten los datos y subsistan las obligaciones derivadas del tratamiento.

Cumplidas las finalidades y vencidos los plazos anteriores, procedemos a la supresión, salvo que una obligación legal o contractual nos exija conservar la información.

12 Aviso de privacidad

Cuando no es posible poner esta política completa a tu disposición en el momento de la recolección —por ejemplo, en una conversación de WhatsApp— te entregamos un aviso de privacidad con la información esencial y el enlace a este documento. Este es el texto que utilizamos:

13 Vigencia

Esta política rige desde el 27 de julio de 2026 (versión 1.0).

Las bases de datos que administramos tienen una vigencia indefinida, entendida como el tiempo durante el cual subsistan las finalidades descritas en la sección 04 y las obligaciones legales de conservación señaladas en la sección 11. Los datos de cada titular se conservan según los plazos allí indicados, no de forma perpetua.

Cualquier cambio sustancial en esta política —en particular sobre las finalidades del tratamiento o la identidad del responsable— te será comunicado de manera oportuna y antes de su implementación, a través de este sitio web y de los canales por los que mantenemos contacto contigo. Cuando el cambio afecte las finalidades, solicitaremos una nueva autorización.